Communication des documents administratifs

L'article L.311-1 du Code des Relations entre le Public et l'Administration (CRPA) dispose que : 

"Sous réserve des dispositions des articles L.311-5 et L.311-6, les administrations mentionnées à l'article L.300-2 sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par le présent livre".

Qu’est-ce qu’un document administratif ?

Tout document (quel qu’en soit le support : papier ; électronique, etc.) émanant d’une personne publique (Etat, communes, conseil général, conseil régional, administrations, syndicats, communautés …) ou d’une personne privée chargée de la gestion d’un service public (délégataire de service public, etc.).

Le document doit être achevé (ainsi, le rapport du délégataire remis à la collectivité délégante n’est pas considéré comme « achevé » et n’est donc pas communicable si la collectivité a posé des questions relatives à son contenu).

Il n’y a donc aucune obligation de créer un document dont la personne publique ne disposerait pas pour faire droit à une demande de communication.

En revanche, les documents qui peuvent être établis par simple extraction des bases de données dont l’administration dispose constituent des documents administratifs communicables, si cette extraction ne fait pas peser une charge de travail déraisonnable sur l’administration (CE, 17 juin 2024, n°470620).

Constitue notamment une « charge de travail déraisonnable », l’extraction de données obligeant (CE, 17 juin 2024, n°470620) :

• A une modification de l’organisation de la base de données ;
• Au développement d’outils de recherches ;
• A une modification des outils de recherche à disposition de l’administration.

Lettres de convocation des membres de l'assemblée délibérante

Il s'agit de documents communicables ("Les lettres adressées par le maire de la commune aux conseillers municipaux pour leur convocation à une séance du conseil municipal sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978." Avis CADA n°20131824 du 25 juillet 2013).

Délibérations, arrêtés, procès-verbaux, budgets et comptes

L’article L.2121-26 du CGCT (applicable aux EPCI par renvoi de l’article L.5211-1 du CGCT) dispose que :

"Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux.

Chacun peut les publier sous sa responsabilité.

La communication des documents mentionnés au premier alinéa, qui peut être obtenue aussi bien du maire que des services déconcentrés de l'Etat, intervient dans les conditions prévues par l'article L.311-9 du code des relations entre le public et l'administration.

Les dispositions du présent article s'appliquent aux établissements publics administratifs des communes".

Factures

La CADA a estimé, dans un conseil en date du 26 octobre 2006 (Conseil n°20064660), que le "droit d'accès s'étend aux pièces justificatives produites par l'ordonnateur de la collectivité, annexées aux comptes de celle-ci".

Or, une facture constitue, selon la CADA, un document administratif communicable (Avis CADA n°20064274 du 28 septembre 2006 ; Réponse ministérielle, Question n°1846, JO Sénat du 11 octobre 2012, page 2245).

Marchés publics

Les pièces constitutives des marchés publics sont communicables à deux conditions cumulatives :

1. Le contrat doit être signé. Tant qu’il n’est pas signé, il s’agit d’un document préparatoire non communicable. A partir de la signature, l’acte d’engagement et toutes les autres pièces du marché (cahier des charges, bordereau de prix, etc.) peuvent être communiquées ;
2. Le marché ne doit pas contenir d’informations soumises au secret en matière industrielle et commerciale. Par exemple, ne doivent pas être communiquées les informations suivantes : moyens techniques et humains spécifiques, coordonnées bancaires, détail technique et financier des offres des entreprises non retenues, etc.

Ne sont en aucun cas communicables les documents suivants concernant le candidat retenu (CE, 28 septembre 2016, Sté Armor Développemet et autres, n°390760) : le BPU, le DQE, le cadre de DPGF, l'offre finale détaillée du candidat retenu.

Procès-verbal de réception des travaux

Les PV de réception des travaux sont communicables au demandeur sous les réserves susmentionnées relatives au secret en matière industrielle et commerciale (avis CADA n°20130474 du 21/02/2013).

Compte-rendus de réunions de chantier

Les comptes rendus des réunions de chantier, qui retracent l'exécution des projets, sont communicables (avis CADA n°20130474 du 21/02/2013).

Rapport de contrôle ANC

Le rapport de contrôle ANC est communicable en vertu des articles L.124-1 et suivants du Code de l’environnement :

"Le droit de toute personne d'accéder aux informations relatives à l'environnement détenues, reçues ou établies par les autorités publiques mentionnées à l'article L.124-3 ou pour leur compte s'exerce dans les conditions définies par les dispositions du titre Ier de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal, sous réserve des dispositions du présent chapitre".

Ce droit d'information bénéficie à "toute personne qui en fait la demande". Le rapport de contrôle d'uns installation appartenant à un tiers peut donc être commuiqué à toute personne qui en fait la demande (CADA, Avis n°20160688, 17 mars 2016).

La Commission d'Accès aux Documents Administratifs a précisé qu'une demande d'information relative à l'émission de substances dans l'environnement ne pouvait être rejetée que pour des motifs tenant à l'atteinte aux relations internationales, à la sécurité publique, à la défense nationale, aux droits de propriété intellectuelle, au déroulement de procédures juridictionnelles et à la recherche des infractions pouvant donner lieu à des sanctions pénales (Avis CADA n°20084743 du 23 décembre 2008).

Le rapport doit être communiqué en intégralité, après occultation des éléments tenant à la vie privée (numéro(s) de téléphone, adresse mail, adresse personnelle du propriétaire de l'immeuble, ...).

Liste des propriétés disposant d’un dispositif d’ANC

Elle est communicable, sous réserve que soient occultées les informations intéressant la vie privée des personnes. Dans un avis en date du 06 mai 2010, la CADA a considéré qu'il résulte de la combinaison des articles L.2224-10 du CGCT (relatif au zonage d'assainissement) et L.124-1 et L.124-2 du Code de l'environnement (relatif au droit d'accès des documents contenant des informations relatives à l'environnement) que la liste des propriétés disposant d’un assainissement non collectif, mais potentiellement raccordables au réseau d’assainissement collectif, est communicable après occultation des mentions intéressant la vie privée des personnes qui y figurent, au nombre desquelles figurent le nom, l’adresse personnelle et le numéro de téléphone du propriétaire d’un bien. En revanche, l’adresse des biens (y compris si elle constitue l’adresse personnelle des intéressés) est communicable.

Constat d'huissier

En application de l'article premier de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public, un procès-verbal de constat d'huissier établi à la demande d'un particulier peut être qualifié de document administratif s'il est détenu par l'administration, dans le cadre de sa mission de service public.

La nature administrative ou juridictionnelle de ce document dépend de la nature de la procédure pour laquelle il a été ordonné. En effet, la CADA qualifie le constat d'huissier dressé à la demande d'une administration et non à la demande d'un juge de document administratif au sens de la loi du 17 juillet 1978.

En revanche, un constat d'huissier produit ou reçu dans le cadre et pour les besoins d'une procédure juridictionnelle ne sera pas considéré comme un document administratif communicable. Tel est notamment le cas des constats d'huissier permettant d'établir la date de déclenchement d'un délai de recours contentieux. Enfin,