Conservation et archivage des pièces comptables et pièces justificatives
La DGFiP et le Service interministériel des archives de France (SIAF) souhaitent mettre en œuvre une mesure de simplification de la procédure de conservation des pièces comptables et justificatives.
L'objectif consiste à organiser de la manière la plus fluide la conservation de ces pièces, dans le respect du code du patrimoine.
Il s'agit de faire du document transmis via le PES V2 et conservé dans ATLAS au bénéfice du comptable et du juge des comptes, le document « de référence » répondant à l'obligation de conservation de l'ordonnateur, afin que celui-ci puisse détruire les pièces initiales qu'il conservait.
Dans la mesure où les ordonnateurs auront numérisé les pièces justificatives et comptables conformément aux normes en vigueur, ils peuvent soumettre la demande de destruction du papier au visa du directeur des archives départementales.
L'élimination du papier ne devra pas survenir avant la fin du processus de contrôle scientifique et technique initial effectué par le directeur des archives départementales et ne pourra avoir lieu qu’à la condition qu’aucune anomalie ne soit décelée.
En cas de conformité du processus de numérisation validé par le directeur des archives départementales, les pièces justificatives et comptables papier pourront être éliminées par l’ordonnateur, à compter de la date de paiement concernant la dépense et la prise en charge en matière de recette par le comptable.
Une phase de tests est prévue avec quelques collectivités pilotes en 2017.
Le dispositif sera ensuite progressivement étendu à l’ensemble des collectivités volontaires transmettant leur flux comptable par le PES V2 vers Hélios.